采购指南
的指导方针
介绍
本文件是采购部、会计部共同努力的结果 付款办公室和财务主任办公室.目的是阐明政策 以及所有大学人员在采购货物或服务时所需的程序. 有关采购的政策适用于大学的所有基金，无论 源.
本手册包括完整的采购周期:请购单，报价，采购 订单、收货和付款.此外，它还概述了所需的程序 未写采购订单时的支出.
由采购部和应付帐款部提供的服务将会加快 如果所有使用该系统的大学人员都熟悉并理解这些 政策和程序.如果所有提出要求的人员都遵循了适当的程序 它不仅方便了采购和应付账款的工作， 但征用方在以下方面受益:
- 货物和服务将在需要时收到.
- 司法部会在合理的指导下得到它想要的.
- 采购将以最优惠的价格获得.
- 该部门将免受任何不正当和未经授权的收费.
采购部和应付帐款部有三个主要职责:
- 协助教职员取得物料及承办服务.
- 遵守董事会制定的政策，确保采购 是否有适当的授权，优质的商品或服务是否交付到指定的地点 地点在适当的时间，以适当的数量，并以最低的价格.
- 一旦收到货物或服务，及时向澳门足球博彩官方网址的供应商付款.
所有部门人员都可以加快和简化供应，设备， 与采购部和应付帐款部紧密合作，满足服务要求 部门和遵守这些指导方针.
- 提前计划.提前很好地提出申请(或询问).
- 在申请单上准确地描述所需的数量和质量 什么是项目，使用名称品牌，或同等，尽可能多的描述性词语 尽可能加上目录号，型号等. 当可用的.
- 使用适当的帐号和子代码.
- 所有订单的修改和取消(在供应商交货之前) 应通过采购部，采购部再通知 有变更订单的供应商.
不涉及采购订单的采购
某些类型的交易不需要采购订单. 然而，所有的采购
交易需要完成一定数量的文书工作. 下面是
交易类型和所需文书工作的清单.
交易类型所需文书
- 个别服务付款发票凭证(例如. 咨询服务)(附件 F)
- 购买金额低于300美元.你在当地的供应商那里取货(见图表) D)
- 购买金额低于50美元.由您亲自来取并付款(证据E)
- 会员资格、订阅和代金券注册(附件B)
- 公用事业直接帐单
- 旅游券
- 寄送发票并注明账号
- 从书店购书(附录G)
- 广告(电视/广播/报纸)联络大学关系
- 物业租赁在AP办公室的租赁副本
- 有发票的保险发票凭证
- 从公司购书使用申请号
这些交易应直接送到应付帐款办公室处理 付款. 为确保付款，请确保发票附在相应的附件上 凭证. 凭证应完整填写，并注明收款人姓名 注明付款地址，付款原因，付款人姓名 要求付款和日期，适当的管理员批准(i).e.、部门 主席、院长等.)，以及收费的户口号码.
负责购买
为了支持小额和杂项采购，在当地开具代金券 (见图D). 在此表格上，必须同时指定供应商名称 与物品描述一起，是将要挑选物品的人的名字 向上，估计金额(低于300美元).00)、账号. 在给出 一份收费凭证的白色副本，交给购物场所的职员 正在制作发票，然后连同黄色副本一起转发给财务部 应付付款.
零用现金
购买金额为50美元.不需要采购部门事先批准. 只需用你自己的钱购买物品，然后展示你的销售情况 用标准备用金表(见附件)记录所花金额的凭条或收据 E)由分部主席签署，资金将在会计处发还 办公室. 采购金额将记入发起人所在部门 账户. 零用现金采购超过50美元.必须得到采购总监的批准 然后财务处才会报销. 学校不支付费用 销售税.
特别采购政策
由学校租用或出租的设备，不论其租用期限是确定的还是不确定的 一段时间内，应有采购订单分配. 供应商租赁协议 应附在采购申请单上，并转发给采购部(由 采购部门)，并与订单一起处理.
强烈建议在服务合同中包括某些设备项目 以确保持续有效的运作. 供应商要求的表格已签署 并由采购总监代表大学转交给他们 有一个采购订单. Occasionally 设备 is repaired on per call basis; call 如不确定，请向采购部询问.
对于不在服务/维修合同上的设备，请致电采购部 在打电话来维修之前，要一个订购单号码. 这个过程会有帮助 确保提供最优质的服务.
合同和协议
各种大学合同必须提交给采购主任 供验收和执行. 所有的合同提案，其中的财务条款 将对大学有约束力，如获接纳，必须提交予 采购，在财务谈判开始前获得批准.
采购授权建立采购协议，服务和维护 与供应商的协议和其他工作关系与满意一致 最经济、最及时地利用各部门的需求.
采购部门已与某些供应商协商价格协议或百分比折扣. 这些通常适用于从供应商处购买的所有物品，并且可能涉及重大 在一段时间内的货币量，这往往导致价格低于 可以通过竞标获得吗. 购买对学校有利 从这些供应商那里购买同类物品，而不是从另一个来源购买 价格.此类协议影响采购部门对货源的选择，并被视为机密 信息. 条款不得透露给竞争对手.
而控制校园内各种与采购相关的活动则不是 作为采购的主要角色，它是监视各种政策的合理场所. 在这些政策出台后，采购部门将为监督这些政策做出合理的努力 是在大学有关人员的协助下编制的.
供应商选择
大学认为其供应商是宝贵的资产. 它试图管理 采购实践，使所有有价值的供应商被考虑和处理 在伦理上. 合适的人将获得学校业务的股份 以有竞争力的价格、提供的服务和最终的长远利益为基础 到大学.
采购部根据潜在供应商的能力来选择他们 以最有效及最经济的方式，服务大学的需要 在持续的基础上. 供应商过去的业绩和与大学的合作 供应商选择中的重要因素是什么.这对大学来说几乎是不可能的 有效地从所有可用的资源中购买所需的数千件物品. 因此，大学的购买力必须尽可能集中 与选定的供应商合作，获得最大的价格和服务优势.
鼓励各部门建议供应来源，并提供完整的地址 还有电话号码. 然而，最终选择供应商的权力仍然存在 与采购部合作，采购部全面负责 为大学开发和承包最好的供应来源. 请 请注意，采购部将遵循每个部门的建议 尽可能多.
所有电脑硬件将被送到MIC进行审批和价格检查.
竞争性招标
文森斯大学的报价和投标政策是有意为之 确保以最合理的成本，及时为大学提供货品和服务 effective 价格; to encourage competition while promoting ethical business practices 与各方合作.
竞争性报价或投标应按照下列规定进行 指南:
- 订单总额高达999美元.根据情况，可以征求或不征求书面报价 关于项目.
- $1,000.00 to $9.999.应获得三份书面报价.
- $10,000.00英镑及以上——必须有三份书面报价.
- 任何超过10万美元的采购都需要遵循正式的投标程序. 这 必须通过采购部进行吗. 正式广告，正式的 可能需要开标，并获得董事会的批准. 这些需求 亦适用于建筑工程，但由设施及规划处处理 办公室而不是采购办公室.
在某些情况下，如单一来源采购或低出价的情况 未选择的，还需要产品最终用户的书面证明. 这些是审计采购部门的政府机构的要求 档案;然而，他们是必要的，并有助于保护大学. 一份书面 报价是一种具有法律约束力的工具，提供定价、交货、 以及运输条款. 因此，它保护了大学预算单位免受价格上涨的影响.
请购部被鼓励与采购部合作 在申请过程的早期.获取报价的首选方法是 向采购部门提供采购单或描述采购项目的备忘 需要.如果部门知道可能的供应商，可以建议这些供应商. 通常情况下, 采购部向潜在供应商发送产品的书面描述 标准报价单上所需要的商品或服务. 这个过程确保 所有竞标者都收到相同的信息. 特殊指示和截止日期 也可以沟通. 提前计划购买，提供描述 准确和完整，并指出任何时间限制有助于这个过程的进展 顺利.
采购部收到报价后，将对报价信息进行评估 并决定如何处理. 这些信息将被转发给相关部门 建议. 必须向采购部提交一份证明信 如果用户指定从特定供应商购买产品或服务 那不是最低的价格.这封信必须要有内容，要有说服力 选择背后的理由.
申请部门自行取得报价的， 所有报价的副本(不仅仅是首选报价)必须随申请书一起提交.) 如果本部门联系过公司，收到的答复是“不投标” 有些人还应该提供这些信息. 为了使文件完整， the names of the companies contacted and their responses need to be recorded; a list 仅仅是投标者是不够的.
经认证的少数族裔和妇女拥有的企业供应商采购
文森斯大学致力于提供少数族裔 & 每个女人都有自己的摊贩。 竞争业务的机会. 采购部将会做出努力 确定少数供应商，通知这些供应商大学的要求和 尽可能向这些供应商征求报价. 澳门足球博彩官方网址将努力进行沟通 向少数族裔供应商介绍采购流程，使他们可能变得更加 可行的供应商.
保密
除报价外，从供应商处秘密收到的资料 不会被释放. 价格和有竞争力的报价将发布后，只有一个 所选供应商已下单并接受订单. 获奖通知书; 价格和有竞争力的报价将只由采购部门发布.
采购申请单
采购流程从向系统提交采购申请单开始 采购部门. 请填写完整的购单 包括以下项目:
- 部门名称和编制日期.
- 申请人姓名及校园电话号码.
- 授权预算管理员签名.
- 所需数量——每件物品都应指定一个计量单位(如.e.，每人1个; 一打、一纸箱、一毛担等.)
- 购买物品的说明.简短的描述加上目录编号，型号， 等.每个纸箱、包装或盒子内的物品数量应显示清楚 (4)以上.
- 建议供应商或可能供应商的名称和地址.
- 帐号(s); provide all Banner Numbers.很重要的一点是适当的 使用帐号代码.例如计算机软件的77106帐户代码， 77104资本设备的账户代码，其中还应包括运费; 77512是非资本设备的账户代码..
- Critical delivery date; if normal processing is satisfactory, enter ASAP, but if there 是关键日期，输入吗.但是，在选择这个日期时要现实一些.
- 交付地点(显示建筑和房间号).如果顺序是 发送到中央收发室(或收发室)以外的位置，该船的地址 应该显示在正文还是描述区域.
由于每个采购单发出一个采购订单，因此它应该包括项目 只能从一个供应商处获得.但是请注意，最多有四个不同的帐户 每个申请单上都可以使用号码. 因此，分类相似的项目 来自同一供应商的申请单应分组在同一申请单上.
如果出于某种原因，申请部门只寻求有关的信息 在某些产品或服务的描述下注明“仅供报价”; 收集好信息和价格后再联系发起人.
采购订单
在选定将向其购买货物或服务的供应商后， 采购部准备采购订单并将副本发送给供应商 适当的部门. 取消和修改订单前的项目 已发货的货物应以书面形式与采购部联系 参考供应商和采购订单号. 适当的变更通知将 发给.如有变动，请及时通知采购部.
一旦采购订单已经准备好，适用预算单位的资金 是否会被采购订单的金额拖累. 这是一个预算机制， 这使得大学不仅可以跟踪实际支出，还可以跟踪 正在进行的采购. 这反过来又减少了未承诺的资金数额 部门或预算单位，并反映在每个部门的每月预算单位 控制报告.
采购订单向供应商指定了大学提供的项目 购买，并且，当接受未经更改的卖方，构成法律上可执行的 合同.
不处理低于100美元的采购订单.00.
接收
所有运往文森斯大学的货物都要经过 收发室或中央收货台. 尺寸和数量将决定物品的位置。 将交付. 75磅以下的物品(除非大量)将被投递 到收发室，然后分发到相应的部门. 超过75磅的物品和更大数量的货物将被送到中央 收货部，然后再分配给相应的部门. 没有位置 被认为是一个存储区域，而不是一个接收和交付实体 作为检查区域，对收到的货物进行核对和准确计数.的 及时提交和/或输入接收报告的重要性怎么强调都不为过. 由于应付账款几乎在同一时间收到大多数发票 货物收到，整个应付账款的过程是方便的，如果收到 报告不会延迟.
损害和不符点
任何损坏，超过或短缺应及时以书面形式报告给会计 应付部门. 报告应载有下列资料:
- 承运人名称及运费单副本.
- 订单号和日期.
- 供应商的名称和地址.
- 发票号码和日期(如有).
- 损坏或短缺程度(请具体说明).
如果损坏或短缺在交货时不明显，承运人必须 发货后十四(14)天内通知他们进行检查 报告.保管所有容器、包装材料、包装纸等. 检查. 失败 这样做将否定任何改变证实索赔.理赔检验后 报告已完成，应转发给采购，采购将通知 卖方的短缺或损坏，以便更换.
紧急订购程序
紧急命令应保持在最低限度. 如果无法避免，最好的方法 为加快办理手续，请将申请单拿去，并在申请单上签字 然后“通读一遍”或“传真一份”给采购部.
只有在极端紧急的情况下才会给予采购授权 收到采购申请单前的电话.当这种情况发生时， 申请人须提供下列资料:
- 部门和申请方
- 材料/服务要求
- 供应商的名字
- 总价格
- 帐号
当申请单转发给采购部时，必须显示“确认”字样 订单”，并将指定的采购订单号写在上面.
个人购买
采购部不参与个人采购谈判; 大学的采购订单也不是为个人交易而发出的. 一些供应商将为文森斯大学的员工提供与他们相同的折扣 到文森斯大学和采购部可以通知你哪些人 公司.
礼物和小费
这是采购办公室以及大学其他相关人员的政策 拒绝与购买功能有关的个人礼物或小费.
利益冲突
利益冲突 State Statute #35-44-1-3, Conflicts of interest; public servants:
“公职人员明知或有意:(1)在以下方面有金钱利益;
or (2) derives a profit from; a 合同 or purchase connected with an action by the
由公务员服务的政府实体存在利益冲突，属于一类
D重罪."
大学有时会与学生、教师、 员工或他们的直系亲属.从一个企业收购，其中 除非充分披露背景，否则禁止雇员有经济利益 事实和统一的利益冲突披露表经批准并存档 财政事务副主席和国家会计委员会主席. 这个词 “经济利益”显然包括小企业的任何所有权利益 或公司，在那里合同或出售给文森斯大学有望 对所有者的利益有直接影响.披露任何此类所有权 雇员及其配偶所持有的利息，必须每年缴付. 这种冲突 《澳门足球博彩官方网址》通过组织机构办理，并签名 每一级所需负责人的名单，并转交给副总裁 金融服务. 填妥的表格应提交给副总裁 金融服务和文森斯大学校长，请他事先审核 提交给校董会最终批准. 员工不应该 永远处于雇员有权签订合同或购买合同的位置 如果雇员、其配偶或子女可能在经济上受益，则代表大学 从合同或购买.
电话请求
来自未知供应商、订阅服务、广告代理商、 或目录服务应立即提交给采购部. 没有协议可以 在任何情况下通过电话征求.
设备
设备被定义为价值(购买价格)超过500美元的任何单一物品.00 寿命超过一年. 自装备项目将用于 在很长一段时间内，提前计划这些购买是非常重要的. 采购办公室是帮助指定产品，找到潜在供应商， 进行正式投标，谈判并确保及时准确的交付和安装. 所有设备采购都需要使用适当的设备分代码以及开头 带有“6”并获得适当的行政批准. 运费需要 包括在设备购买中.
计算机设备
所有计算机设备、软件和外围设备的采购请寄至 采购部.然后它们将被路由到管理信息中心 (MIC). 目的是确保在有需要时通知申请人: 校园计算与现有和计划中的计算网络的兼容性问题 指示和中央支持的设备，可能的可用性所需 通过校园设备剩余库存或通过场地许可协议的项目 在软件和一般校园咨询服务方面，协助评估备选方案. 最终用户加快此过程的最佳方法是尽早咨询MIC 在规划阶段.
视听设备
该大学继续要求视听中心的工作人员位于 在购买视听设备前，应先征询LRC的意见 确保设备存在合理数量的均匀性和兼容性 穿过校园.
大学电话系统
所有的电话维修工作人员，教师和学生应报告给 文森斯大学MIC系. 向这个地方报告问题 报告应该有助于加快维修.要求安装、删除电话; 移动和线绳应通过在PROFS程序上的工作订单提交 在“电话”标题下，所有定价要求应提交给电讯管理局 部门.
废旧设备的处理
库存控制协调人负责协调废旧物品的处理 设备. 请emailmhutchison@vinu.有关重新分配的说明 或者处理这些物品. 通常会有其他部门需要二手设备. 采购部门维护这些请求的列表，并努力进行匹配 可用物品的需求将被提出.库存控制促进者 与采购总监携手合作，确保最有效地利用 大学资源.